A magyar cégek több mint 70%-a küzd a GDPR-nak megfelelő dokumentumkezeléssel.
Dokumentumok mindenhol
Amikor egy számlára lenne szükség, az e-mailek, mappák és papírok között kezdődik a hosszas keresés. A dokumentumok szétaprózottsága időt, energiát és pénzt emészt fel nap mint nap.
Több száz kárba ment munkaóra
Egy-egy dokumentum előkerítése gyakran hosszú perceket vagy akár órákat vesz igénybe. A keresgéléssel eltelt idő hónapok alatt több száz munkaórát is felemészthet.
Irattemető
vagy iroda?
A korábban irattárnak szánt helyiségek gyakran papírhalmokkal zsúfolt, átláthatatlan tárolóvá válnak. Az értékes irodai tér így inkább irattemetőként funkcionál, mint hasznos munkakörnyezetként.
A DOKSI megoldást kínál minden dokumentumot érintő problémára, rengeteg időt és így pénzt spórólva meg.
Begyűjtjük és elszállítjuk
Nem neked kell dobozolni – mi házhoz megyünk. Helyszínre látogatunk, szakszerűen összegyűjtjük a papíralapú dokumentumokat, és biztonságosan elszállítjuk digitalizálásra és rendszerezésre.
Digitalizáljuk és rendszerezzük
Minden irat online, kereshető és átlátható formában. A beszkennelt dokumentumokat automatikusan kategorizáljuk, kulcsszavakkal látjuk el, és feltöltjük a DOKSI rendszerbe – így percek alatt megtalálsz bármit.
Biztonságos fizikai tárolás
Digitálisan elérhető, fizikailag is védve – minden szabálynak megfelelően. A digitalizált példányok mellett az eredeti iratokat is elzárt, GDPR-kompatibilis raktárban tároljuk, így jogilag és gyakorlatilag is biztonságban vannak.
A manuális adminisztráció csendben viszi el a cégek nyereségét – mi visszaadjuk azt neked.
Napi 90 perc, amit visszakapsz
A dokumentumkeresés átlagosan napi 60–90 percet vesz el minden adminisztratív dolgozótól. A DOKSI-val ez az idő 1 percre csökken. Egy 5 fős irodában ez heti 25–30 munkaórát jelent, amit valóban értékteremtő munkára fordíthatsz.
Akár 1,2 millió Ft megtakarítás
A manuális dokumentumkezelés évente 300+ órát emészt fel munkatársanként. Ez bérköltségben akár 1,2 millió Ft-ot is jelenthet. A DOKSI bevezetésével ez az összeg visszakerül a cég kasszájába – évről évre.
10 m²-rel több irodád lesz
A papíralapú irattárak jellemzően 5–10 négyzetmétert foglalnak el, ami értékes irodatér. A digitalizálással és fizikai tárolással ezt visszakapod. Ez havonta akár 50 000 Ft bérleti értéket is jelenthet – nem beszélve a plusz munkaállomásokról vagy tárgyalóhelyről.
Esettanulmány:
Hatékonyan papírról digitálisra
Logisztikai cég, 15 fővel – 5 évnyi papírdokumentum digitális fordulatban
Egy magyar középvállalkozás, amely 15 főt foglalkoztat és raktárlogisztikával foglalkozik, az elmúlt 5 év során több ezer oldalnyi dokumentumot halmozott fel: fuvarlevelek, szerződések, teljesítési igazolások, számlák, szállítólevelek és belső jegyzőkönyvek formájában. A papíralapú tárolás egy külön helyiséget foglalt el, és havi szinten akár 60–70 munkaórát is felemésztett a dokumentumok keresése, egyeztetése és archiválása.
🔄 Mit csináltunk mi, a DOKSI-val?
-
Begyűjtöttük és elszállítottuk a cég teljes iratarchívumát – több mint 40 doboznyi dokumentumot
-
A papírokat GDPR-nak megfelelően archiváltuk, havi tárolási díjért, biztonságos raktárban
-
Minden oldalt digitalizáltunk és kategorizáltunk, majd feltöltöttünk a DOKSI rendszerbe
-
A fájlokhoz metaadatokat és kulcsszavakat rendeltünk: partner, dátum, dokumentumtípus stb.
-
Bevezettük az AI-alapú virtuális asszisztenst, mellyel természetes nyelven kereshetnek:
pl. „Mutasd meg az XY partner teljesítési igazolásait 2022-ből”
📉 Az eredmény – kézzelfogható nyereség
-
A dokumentumkezeléssel töltött idő ~65 munkaóráról csökkent ~8 órára havonta
-
Ez havi szinten 57 munkaóra megtakarítást jelent – éves szinten több mint 680 órát
-
Ez egyetlen adminisztrátor teljes munkaidejének felel meg: ~1,5 millió Ft bérköltség
-
Az irattároló helyiség új funkciót kapott: egy mini tárgyalót alakítottak ki belőle
🟢 A cégvezető véleménye
„Korábban egy irat előkerítése 20 perc volt, most 10 másodperc. A DOKSI-val végre úgy működik az adminisztráció, ahogy a logisztikának működnie kell: gyorsan, átláthatóan, pontosan.”
— Sárosi István ügyvezető
Készen állsz az első lépésre? Foglalj időpontot!
© 2025 Vyndi Visions Kft. Minden jog fenntartva.